埼玉県 産業労働部産業支援課 様
"埼玉県のお仕事"って？
皆さん官公庁というと、その業務の多くが定型化されているかと思われがちですが、
実際に定型化されている業務は全体の一部で、実は非常に多くの不定形業務で構成されています。
この点に関して、官公庁も一般企業も実はそんなに違いが無いかもしれません。
※定時帰宅もなかなか達成できず、普通に残業地獄に陥ったりします(笑
不定形業務の代表格が、イベントやセミナーの運営ですが、私達の部署もイベントをよく開催しています。
つい最近は2014年9月13日、14日に「SAITAMA Smile Women フェスタ2014」というイベントをさいたまスーパーアリーナで開催いたしました。
の準備のさなか、「イベントがんばり病を撲滅する」をスローガンに掲げている、奇妙なサービスを教えてもらいました。
実はこのイベント、ご来場者は受付をすること無く入場いただけるのですが、その準備の方に多くの「受付作業」がございます。
例えば、「当日ボランティアの受付」「出展者の受付」「説明会の受付」・・多くの外部関係者が絡むこのイベント、そのほとんどが「メール」「電話」「手紙」「fax」での受付を想定していました。
「イベントがんばり病」
これはもしかしたら自分たちのことかもしれないと、EventCreateを使ってみることにしました。
「イベントに使うサービス」かとおもいきや！？
私達はまず「イベント当日の大学生運営ボランティア」の事前申込み受付でEventCreateを使ってみることにしました。
これまでは、大学の担当者に連絡して個別にメールで回答してもらう、という流れで運営していましたが・・
EventCreateを使うことで自分のメールボックスからエクセルに移して管理するということがなくなりました。
申込があった時点で自動的にメールも飛んできますし、管理画面で今の状況をチームメンバー全員が把握できるように。
事前準備のメール通知も予約メールで配信。
非常に多くのプロセスが効率化されました。
「これは良い」と、今度はイベント当日に来場者に申し込んでもらうアンケートもEventCreateで取ってみることに。
来場者にはQRコードつきのパンフレットを配布。
来場者お持ちの携帯電話でQRコードを読み取り、アンケートにご回答頂く流れに。
こちらも続々とアンケートの回答が帰ってきています。
EventCreateが解決した課題とは？
これまでは紙やメールでご回答頂いていたものが、そのまま回答が集計されています。
紙で集計していた時は、回答を催促して、長い期間をかけて回答を回収して、それをデジタル化。
集計してレポートを提出するまでかなりの時間と工数がかかっていました。
しかもそれを通常業務の合間に行わなければなりません。
さらに、事務作業の効率化だけではなく、転記やコピペミスの可能性が排除されることにより、正確な事務処理が実現できました。
工数と時間がかなり短縮されるのを実感しています。
ventCreateは他にも多くの課題を解決する可能性があると考えています。
例えば「紙の削減」の問題。
イベントにしろ申込受付にしろ、印刷物の郵送、回収、FAXの用紙等々、情報のやりとりに、非常に多くの紙を利用しています。
コスト削減と環境保全の観点から「紙を減らす」を実践しなければなりませんが、なかなか現実には実行できません。
しかし、EventCreateのような小回りの効くITサービスを活用することで、適材適所でITの恩恵を受けることができると考えています。
また、もう一つの課題が「情報の散逸」の問題です。
県では大小様々なイベントやセミナー、会合が行われています。こちら、一方では「電話」一方では「FAX」、一方では「メール」と、情報の受け取り方が様々で、さらに受取窓口が様々あり、誰が情報を管理しているのかを瞬時に把握できない状況に陥ることがあります。このような状況を改善するために多くのITサービスが導入されていますが、現場の人間にとって必ずしも使いやすいものではなく、
様々なご要望に答えるためには、現場の判断でスピード感を持って動かなければなりませんが、そうなるとやはり昔ながらのやり方で物事を進めてしまわざるをえません。
EventCreateの「シンプルでだれでもすぐに使える」使い勝手はそういった状況を改善する可能性があると思います。
とはいえ本当のところは・・？
いち組織人として効果を語ると先ほどのような内容になるのですが・・・・個人的な感想を正直にお話するとしたら、
「驚くほど簡単に、楽になった」
という感じです。
個人的には、時間の浪費や業務のストレスから開放されたことに非常に大きなメリットを感じています。
「イベント」というと、対外的なものをイメージしていましたが、使ってみると実はそれだけではなく、様々な庁内外業務の効率化ができるということがわかってきました。
パッと聞いて、さっと集計する。パッと作って受付開始、返答も受付締切も放っておいてもやってくれる。
メールもとりあえずババっと作っておいて、予約配信のスケジュールに入れてしまう。
実はEventCreateはイベント管理サービスというよりむしろ、新しい業務効率化サービスなのかもしれませんね。
今後もいろいろな領域で活用してみようと思います。
